Adminisztrációs munkatárs

Nap kezdésekor bejelentkezel a webes chat felületünkre (ahol az ügyfelekkel tartjuk a kapcsolatot) illetve a céges Slack chatünkre. Ezután ránézel a ügyfélkezelő rendszerünkre, hogy az előző éjszaka során érkezett-e kérdés, megoldandó teendő az ügyfelektől. (Mivel Amerikán keresztül, Európán át egész Ázsiáig vannak ügyfeleink, így akár éjjel 3-kor is kaphatunk megkeresést.) Ha érkezett ilyen, akkor két lehetőséged van: 1. Ha tudod a választ, akkor megválaszolod, 2. Ha nem, akkor a megfelelő kollégának továbbadod a ticketet és ő majd foglalkozik vele.
 Minden hivatalos ügyfél-, és partnerkommunikáció ezen a rendszeren keresztül zajlik, így ennek a munkaidőben történő folyamatos figyelése elengedhetetlen.

Ugyanebbe a rendszerbe érkeznek be a fizetendő vagy már kifizetett számlák is, melyeket a központi tárhelyünkre kell a megfelelő névvel ellátva elhelyezned, illetve ha még nincs kifizetve, akkor a bankba berögzíteni utalásra. Apropó, ha már a banki felületen jársz, akkor a bejövő utalásokat is végig kell nézned minden nap és az utalásokat rögzítened kell a rendszerünkbe az ügyfélhez.

Minden hónap elején a bejövő és kimenő számlákat, a banki számlakivonatokat és egyéb pénzügyi riportokat össze kell rendezned és elküldened a könyvelőnknek. Ezekről a pénzügyi folyamatokról teljes és részletes dokumentációnk van, de ha valami hiányozna vagy időközben megváltozna, akkor neked kell majd frissítened a dokumentációt.

Ha mindez megvan és nincs új ügyfél-megkeresés sem, akkor a munkaidő további részében a céges folyamataink dokumentálásával, meglévő-, és új szolgáltatásainkhoz támogató anyagok készítésével fogsz foglalatoskodni.

Kérdés esetén minden problémára találunk megoldást, így azt nyugodtan jelezheted Slack csoportunkban. A munkaidőd végén pedig egy rövid memo üzenetet írsz a chaten a többi kollégának, hogy mivel haladtál, mi vár még megoldásra.